¿Cómo conseguir tus objetivos delegando responsabilidades?

¿Te sientes abrumado, sobrepasado y agotado por la enorme cantidad de reuniones, mensajes en WhatsApp, informes, correos, llamadas y decisiones que debes tomar a lo largo del día?

¿Evitas encargar tareas a terceras personas porque tuviste una mala experiencia? tu gente se equivocó.

¿Te la pasas resolviendo problemas básicos y rutinarios del día a día de tus colaboradores y ya cuando recuerdas, ya se hizo de noche y no atendiste nada relacionado a tus obligaciones?

¿Aseguras que prefieres hacerte cargo directamente de cualquier tarea porque no dispones de tiempo para enseñar a otros a hacerlas? ¿Quién mejor que tú para hacer las cosas?

Si es así, ese artículo es para ti. Puedes hacer de todo, pero no todo. Si esto te checa, es porque ha llegado el momento de pensar en delegar responsabilidades.

Cuando hablamos de delegar, es otorgar la responsabilidad de una tarea o acción a otra persona. Entenderemos como responsabilidad, el responder por la meta, por el resultado.

Así entonces, delegar un resultado, tiene varias implicaciones, y cuidar la creación de valor, es una de ellas.

Una vez me dijo un primo: Jorge, ¿Cómo delego si apenas inicié mi negocio? Yo le contesté, cierto. La etapa en la cual se encuentra tu negocio influye, quizás por tu disponibilidad actual de recursos económicos para invertir en ello, pero, delegar depende aún más de los objetivos a alcanzar y planes para poderlo hacer.

Por ejemplo, si tu negocio es de reciente creación, normalmente en esta etapa, el emprendedor se convierte en una persona multitasking (multifuncional), que hace de todo: vende, cobra, compra, paga, administra, realiza declaraciones de impuestos, ejecuta su campaña de marketing digital, entre tantas otras. Lo peligroso, es perder de vista el enfoque prioritario de un nuevo negocio: darse a conocer y generar ingresos, es decir, vender, si o si a como de lugar. Por lo tanto, en esta etapa inicial, deberás identificar si existen otras actividades que consuman más tu tiempo y te impidan generar los resultados o valor. Vale la pena pensar ya en delegar, ya sea contratando colaboradores, o bien, subcontratando el servicio con alguna empresa proveedora, siempre analizando el costo beneficio de dicha decisión.

Por otra parte, si tu negocio es una empresa, ya con algunos años de operación, el delegar se puede facilitar, además es más probable que se tenga un presupuesto disponible para tal fin. Aunque en la MPYME, no necesariamente las cosas resultan así.

Delegar con la persona o ente correcto (proveedor), te permitirá contar con un responsable, y a lo mejor, resultará mucho más eficaz y eficiente que tú; y de eso se trata el crecimiento empresarial en cuanto a toma de decisiones, enfocar los esfuerzos y crecimiento con productividad y rentabilidad, contratando a los mejores para dejarlos hacer lo que saben.

Pero ¿Cómo delego? ¿Qué pasos sigo? ¿por dónde comienzo?

Tengo mis dudas, tengo MIEDO que mi personal se equivoque.

Es normal sentirse así. No te daré una receta de cocina, pero si te recomendaré pasos que me han funcionado como tomador de decisiones en la empresa que lidero, así como como en las empresas donde ofrezco mis servicios de mentoría a directivos, dueños de empresas, mandos medios y emprendedores.

  • Considera el valor de tu tiempo. Normalmente en una etapa temprana en los negocios, caemos muchas veces en el error de querer hacer todo, y no analizamos el tiempo empleado en ejecutar las cosas, es decir, el costo de oportunidad de emplear tu tiempo haciendo actividades que podrías delegar a otra persona y por ende, te consumen tiempo, dejando de enfocarte en lo que más aporta valor. Del concepto, costo de oportunidad hablaré a detalle en un nuevo blog.
  • Define, una GRAN META, la cual deseas alcanzar a un periodo de 1 a 3 años.
  • Define el organigrama, dicho en otras palabras, el equipo de colaboradores que te ayudarán a conseguir esa meta. Es importante identificar aquellas responsabilidades que deseas delegar.
  • Define de manera clara las funciones y responsabilidades tanto tuyas, como las de tus integrantes de equipo. Para este punto, te sugiero traducir las responsabilidades en resultados claros a obtener. Además, define, mecanismos de control que te permitan verificar si el colaborador se está acercando o no, al resultado solicitado. Por ejemplo, no solo es importante medir el resultado final, si generaste la meta de ventas o no, sino también, aquellas actividades que te permitan verificar si el resultado será alcanzado o no: cuantas videoconferencias de ventas o cotizaciones ejecutaste durante el periodo de análisis, la realización de un reporte , entre otros.
  • Capacita, enseña e involucra a tu equipo.
  • Da autoridad y autonomía, es decir, empodera a tu equipo. Define sus alcances, hasta donde puede tomar decisiones, sin que tengan que consultarlo, definiendo candados en aquellos casos que valga la pena.
  • Supervisa y da un tiempo de aprendizaje. Recuerda: orden dada, no supervisada, se la lleva “La tristeza”.
  • Evita nepotismo, es decir, contratar a una persona que no cumple el perfil para el puesto.
  • Evalúa resultados, comunicándole al equipo la forma de evaluación y el plazo adecuado para ver resultados.
  • Permite las equivocaciones al equipo, es una forma de aprendizaje.
  • Retroalimenta y agradece los logros alcanzados, es parte del crecimiento y madurez del equipo. Todo es un proceso, nada se logra de la noche a la mañana, todo tiene una curva de aprendizaje.
  • Finalmente, aprende a confiar en lo demás.

Recuerda que delegar es como un juego de ajedrez, si queremos ganar, debemos aprender y ejecutar bien los movimientos de nuestras piezas, en este caso acomodar a nuestros colaboradores donde mayor valor aporten, es decir, donde mejores resultados obtengan.

Si tienes preguntas de como delegar, necesitas apoyo u orientación, no dudes en contactarme.

Soy Jorge Salazar

Ayudo a profesionistas, empresarios y emprendedores a volver más productivos y rentables sus negocios, empoderando y enfocando a sus equipos de trabajo hacia el logro de resultados, sin dramas, sin fórmulas secretas, de manera práctica y sostenible.

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